Die Limosa-Meldung in Belgien: Ein Leitfaden für Subunternehmer

Was ist Limosa und für wen gilt es im Baugewerbe

Limosa ist das belgische Pflichtmeldesystem für entsandte Arbeitnehmer. Es gilt für jeden Subunternehmer aus der EU oder dem EWR, der Mitarbeiter zur Arbeit nach Belgien entsendet. Rechtsgrundlage: das belgische Gesetz vom 5. März 2002 zur Umsetzung der Richtlinie 96/71/EG über die Entsendung von Arbeitnehmern sowie das Gesetz vom 5. März 2017 über die Kettenhaftung im Bausektor.

Bei der Montage von Sandwichpaneelen — sowohl Fassaden- als auch Dachpaneelen — ist die Limosa-Meldung keine optionale Maßnahme. Die belgischen Arbeitsaufsichtsbehörden, Sociale Inspectie und Inspection sociale, führen auf Baustellen im Bereich der Gebäudehülle für Industrie- und Gewerbebauten aktiv Kontrollen durch. Das Bußgeld bei fehlender Meldung beträgt 400 bis 4.000 EUR pro Arbeitnehmer. Im strafrechtlichen Verfahren drohen bis zu 25.000 EUR pro Arbeitnehmer bzw. bis zu 250.000 EUR für den Arbeitgeber.

Die Meldepflicht betrifft jede entsandte Person: den Bauleiter, den Monteur für Kingspan- oder Ruukki-Paneele, den Kranführer, den Gabelstaplerfahrer. Es gibt eine Ausnahme für Entsendungen unter 5 Arbeitstagen innerhalb von 4 aufeinanderfolgenden Wochen, die jedoch nur eine eng begrenzte Liste von Tätigkeiten erfasst. Fassaden- und Dachmontagen fallen nicht darunter.

Die Limosa-Meldung Schritt für Schritt

Registrierung des Arbeitgebers im LIMOSA-Portal

Der erste Schritt ist die Registrierung des Unternehmens auf dem Portal www.limosa.be. Das Portal ist auf Niederländisch, Französisch, Deutsch und Englisch verfügbar — eine polnische Version existiert nicht. Für die Registrierung werden folgende Angaben benötigt:

• Handelsregisternummer des Unternehmens im Sitzland (KRS oder gleichwertiges Dokument)
• USt-IdNr.
• Kontaktdaten der für die Meldungen verantwortlichen Person
• belgische NISS-Nummer, sofern das Unternehmen bereits früher in Belgien tätig war

Die Kontovalidierung durch die belgische Behörde ONSS/RSZ dauert 1–3 Werktage. Keinesfalls sollte man damit bis zur letzten Minute warten — die Arbeitnehmermeldung muss vor dem ersten Arbeitstag in Belgien eingereicht werden. Die Kontoaktivierung sollte mindestens eine Woche vor dem Einsatz der Montagemannschaft eingeplant werden.

Einreichung der Arbeitnehmermeldung und das Limosa-1-Zertifikat

Nach der Aktivierung des Arbeitgeberkontos können Einzelmeldungen eingereicht werden. Jeder entsandte Arbeitnehmer erfordert eine separate Anmeldung. Im Formular sind folgende Angaben erforderlich:

• Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit
• Personalausweis- oder Passnummer
• Wohnanschrift im Entsendeland
• Beginn- und Enddatum der Entsendung
• genaue Baustellenadresse: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Gemeinde
• NACE-Code der Tätigkeit — bei der Panelmontage in der Regel 43.99 (Sonstiger spezialisierter Bau)
• Daten des belgischen Auftraggebers: Bauherr oder Generalunternehmer

Nach korrekter Einreichung der Meldung generiert das System das Limosa-1-Zertifikat im PDF-Format. Der Arbeitnehmer muss dieses Dokument während des gesamten Arbeitszeitraums in Belgien bei sich führen — in Papierform oder elektronisch. In der Praxis empfiehlt es sich, das Zertifikat vor der Abreise direkt auf das Mobiltelefon jedes Monteurs zu senden.

Der häufigste Fehler: Verlängert sich die Montage über den gemeldeten Zeitraum hinaus, muss die Meldung vor Ablauf des ursprünglichen Zeitraums aktualisiert werden — nicht danach. Die belgische Aufsichtsbehörde prüft die Übereinstimmung der Daten — eine Abweichung zwischen dem Zertifikat und dem tatsächlichen Einsatz wird genauso behandelt wie eine fehlende Meldung.

Das A1-Formular — eine eigenständige Pflicht, keine Alternative

Die Limosa-Meldung ist eine belgische Registrierungspflicht. Ein davon getrenntes Dokument ist das A1-Formular, das in Polen von der ZUS ausgestellt wird — es bestätigt, dass der Arbeitnehmer der Sozialversicherungspflicht in Polen und nicht in Belgien unterliegt. Die belgische Aufsichtsbehörde fordert beide Dokumente gleichzeitig an. Fehlt das A1-Formular bei einem gültigen Limosa-1-Zertifikat, kann dies zu einer rückwirkenden Berechnung belgischer Sozialversicherungsbeiträge für den gesamten Entsendezeitraum führen.

Kettenhaftung und Dokumentation für den Generalunternehmer

Das belgische Gesetz zur Kettenhaftung (wet ketenaansprakelijkheid) verpflichtet den Generalunternehmer, die Unterlagen des Subunternehmers vor Arbeitsbeginn zu prüfen. Ein Generalunternehmer, der diese Prüfung unterlässt, haftet gesamtschuldnerisch für nicht abgeführte Beiträge und verhängte Bußgelder. In der Praxis bedeutet dies, dass der Subunternehmer dem Generalunternehmer vor Betreten der Baustelle einen vollständigen Dokumentensatz übergibt:

• Limosa-1-Zertifikate für alle entsandten Arbeitnehmer
• A1-Formulare für dieselben Personen
• Unternehmensdaten: USt-IdNr., Firmenadresse, Handelsregisternummer
• Name der vor Ort verantwortlichen Person

Belgische Auftraggeber und Generalunternehmer verlangen diese Unterlagen zunehmend im Voraus — in der Regel mindestens 48 Stunden vor dem Einsatz. Projekte, die mit Systemen wie ArcelorMittal Cofraplus, Ruukki oder Kingspan QuadCore realisiert werden, umfassen in der Regel mehrere Bauphasen mit wechselnden Mannschaften: Tragwerk, Fassade, Blecharbeiten, Abdichtungen. Jede Änderung in der Mannschaftszusammensetzung erfordert eine Aktualisierung der Meldung im Limosa-System. Eine einzige Meldung pro Projekt genügt nicht — die Meldepflicht ist an konkrete Personen und konkrete Zeiträume geknüpft.

Die Registrierung im Limosa-System ist kostenlos. Die Compliance-Kosten bestehen im Zeitaufwand der für die Dokumentation verantwortlichen Person sowie ggf. im Honorar eines Mandataire — eines autorisierten Vertreters, dessen Dienste Unternehmen in Anspruch nehmen, die das fremdsprachige Portal nicht selbständig bedienen können.

Vor jedem Projekt in Belgien sind drei Maßnahmen in festgelegter Reihenfolge zu erledigen: die Aktivität des Arbeitgeberkontos in Limosa prüfen, A1-Formulare für alle ausreisenden Mitarbeiter zusammenstellen und die Limosa-1-Zertifikate dem Generalunternehmer vor dem Einsatz übergeben — nicht erst am Anreisetag. Subunternehmer, die diese Abfolge zur Routine gemacht haben, verlieren keine Zeit mit Erklärungen gegenüber der Aufsichtsbehörde und riskieren keine Arbeitsunterbrechung mitten in der Fassadenmontage.